Вопрос: Как правильно оформить форму N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" для документального подтверждения расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли? Возможно ли применение самостоятельно разработанной формы приказа о выплате премий сотрудникам, которая предусматривает все обязательные реквизиты?

Ответ:
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО от 25 апреля 2011 г. N 16-15/040299@

В соответствии со статьей 255 Налогового кодекса РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами:
- любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах;
- стимулирующие начисления и надбавки;
- компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда;
- премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников.
Между тем по общему правилу в соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ расходами, учитываемыми в целях налогообложения прибыли, признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком при условии их связи с финансово-хозяйственной деятельностью налогоплательщика, направленной на получение доходов.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными:
- в соответствии с законодательством РФ;
- либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно статье 9 Федерального закона N 129-ФЗ от 21.11.96 "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется учет, который должен обеспечивать формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа:
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- подписи указанных лиц.
В соответствии со статьей 313 НК РФ налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета, которые формируются в том числе на основании первичных документов.
Унифицированная форма N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - постановление N 1).
Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением N 1, предусмотрено, что форма N Т-11а применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
Приказ составляется на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором трудятся поощряемые сотрудники, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и объявляется работникам под расписку. На основании данного приказа (распоряжения) вносятся соответствующие записи в личные карточки сотрудников (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС) и их трудовые книжки.
Таким образом, форма N Т-11а является обязательной для применения и заполнения, как это предусмотрено постановлением N 1. 

И.о. заместителя руководителя Управления
советник государственной
гражданской службы 2-го класса
Н.В. Михайлова